Bilpolicy – exempel och mall för företagsbilar

En bilpolicy är ett nödvändigt avtal när en anställd får disponera en företagsägd bil. Det handlar inte bara om att ge tillstånd att köra fordonet – policyn skapar en juridiskt tydlig överenskommelse om hur bilen får användas och vem som ansvarar för vad.
I praktiken är en sådan bilpolicy ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon).

TRF-kortet är själva bilpolicyn

Ett TRF-kort är inte en lös rekommendation utan ett bindande avtal mellan arbetsgivare och anställd.
Det kopplar ihop en specifik bil med den förare som fått tillstånd att använda den och gör klart att företaget upplåter fordonet under bestämda villkor.

Kortet visar exempelvis:

• bilens registreringsnummer,
• arbetsgivarens namn och organisationsnummer,
• den anställdes namn som har dispositionsrätt,
• samt bådas underskrifter som bekräftar avtalet.

Med dessa uppgifter är det entydigt fastslaget vem som får köra bilen och under vems ansvar.

Varför en tydlig bilpolicy är avgörande

När en företagsbil används i vardagen uppstår frågor som kan bli kostsamma om de inte är reglerade i förväg:

• Skador och självrisk – vem betalar vid en olycka eller parkeringsskada?
• Böter och avgifter – vem står för fortkörningsböter eller trängselskatt?

Ett TRF-kort gör att dessa punkter inte lämnas åt tolkning. Arbetsgivaren kan visa att företaget har en klar policy och den anställde vet exakt vilket ansvar som följer med bilen.

Fördelar för både arbetsgivare och anställd

• Klara ansvarsgränser: Företaget kan visa att det är ägare och försäkringstagare, medan föraren är ansvarig för hur bilen används.
• Starkare försäkringsskydd: Försäkringsbolag och myndigheter ser direkt vem som har dispositionsrätt.
• Färre konflikter: När villkoren är skriftligt överenskomna minskar risken för tvister om kostnader och skador.

Sammanfattning

En bilpolicy för företagsbilar är mer än ett internt dokument – det är ett TRF-kort som bekräftar att en viss bil upplåts till en viss förare och tydligt anger ansvarsfördelningen mellan arbetsgivare och anställd.
Med ett TRF-kort finns inga frågetecken kring vem som får köra fordonet och vad som gäller vid skador, böter eller annan användning.

Skapa TRF-kort här